Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG). Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir beim Besuch dieser Website und bei der Inanspruchnahme unserer Leistungen verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange – und welche Rechte Ihnen zustehen.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Büroservice Szwarc – Polskie Biuro Berlin
Inhaber: Leszek Szwarc
Hermannstraße 118
12051 Berlin
Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 152 14840810
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) nicht vorliegen. Für alle Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannten Kontaktdaten.
2. Grundsätze der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist (Grundsatz der Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Wir verkaufen keine Daten, nutzen sie nicht für Werbung durch Dritte und erstellen keine Nutzerprofile.
Wir stützen die Verarbeitung auf folgende Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung,
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage,
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten,
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, insbesondere an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb dieser Website und an der Abwehr von Missbrauch.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen) benötigen wir für unsere Leistungen nicht. Bitte übermitteln Sie uns solche Daten nicht.
3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles
Diese Website wird bei einem externen Hosting-Anbieter mit Sitz in den Vereinigten Staaten betrieben; die Server befinden sich in den USA. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; er verarbeitet die Daten ausschließlich nach unserer Weisung. Zur Übermittlung in die USA beachten Sie bitte Ziffer 9. Auf Anfrage teilen wir Ihnen den Namen des Anbieters mit.
Bei jedem Aufruf der Website werden durch den Webserver automatisch folgende Daten in Protokolldateien (Server-Logfiles) erfasst:
- IP-Adresse des anfragenden Geräts,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- aufgerufene Seite oder Datei und übertragene Datenmenge,
- HTTP-Statuscode,
- Referrer-URL (zuvor besuchte Seite), sofern vom Browser übermittelt,
- verwendeter Browser und Betriebssystem (User-Agent).
Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zu Marketingzwecken findet nicht statt. Die Logfiles werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern nicht ein konkreter Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung bis zu dessen Klärung erfordert.
Die Übertragung aller Inhalte erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS). Sie erkennen dies am Schloss-Symbol und an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.
4. Cookies und Speicherung von Informationen in Ihrem Endgerät
Nach § 25 TDDDG ist das Speichern von Informationen in Ihrem Endgerät und der Zugriff darauf nur mit Ihrer Einwilligung zulässig, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen. Wir setzen ausschließlich unbedingt erforderliche Technologien ein und benötigen daher kein Einwilligungs-Banner:
- Sitzungs-Cookie des Content-Management-Systems Joomla (Name: eine zufällige Zeichenfolge): technisch erforderlich für den Seitenbetrieb, enthält keine Angaben zu Ihrer Person und wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
- Einstellung der Schriftgröße (lokaler Speicher Ihres Browsers, Schlüssel „pbb-fs“): wird nur gespeichert, wenn Sie selbst die Schaltflächen „A+“, „A“ oder „A-“ anklicken, damit Ihre gewählte Schriftgröße erhalten bleibt. Sie können den Eintrag jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.
- Anmelde-Cookies für den geschützten Verwaltungsbereich: werden nur gesetzt, wenn sich Mitarbeiter unseres Büros anmelden; Besucher der Website sind davon nicht betroffen.
Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir verwenden keine Cookies oder vergleichbare Technologien zu Analyse-, Tracking-, Marketing- oder Werbezwecken.
5. Keine Analyse-, Tracking- und Drittanbieterdienste
Wir setzen auf dieser Website keine Webanalyse- oder Trackingdienste (z. B. Google Analytics), keine Werbe- oder Remarketing-Pixel, keine Social-Media-Plugins oder Chat-Widgets und keine eingebetteten Inhalte Dritter (z. B. Videos oder Karten) ein. Sämtliche Schriftarten, Skripte und Grafiken werden von unserem eigenen Server geladen; beim Seitenaufruf werden keine Daten an Dienste wie Google Fonts oder Content-Delivery-Netzwerke übermittelt.
Verweise auf soziale Netzwerke: Auf unserer Website befindet sich ein einfacher Link zu unserer Seite bei Facebook. Es handelt sich nicht um ein Plugin: Beim bloßen Aufruf unserer Website werden keine Daten an Facebook übermittelt. Erst wenn Sie den Link anklicken, gelangen Sie auf die Plattform der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland; dort gilt deren Datenschutzerklärung. Für die Verarbeitung auf der Plattform sind wir nicht verantwortlich.
6. Kontaktaufnahme (E-Mail, Telefon, Kontakt- und Rückrufformular, WhatsApp)
Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über das Kontaktformular „Napisz do nas“ kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer und den Inhalt Ihrer Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten.
Die über das Kontaktformular übermittelten Angaben werden auf dem Server unseres Hosting-Anbieters in einem nicht öffentlich zugänglichen Verzeichnis gespeichert und per E-Mail an uns weitergeleitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung Ihrer Anfrage) sowie Ihre im Formular erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.
Die im Formular gespeicherten Anfragen werden automatisch nach 180 Tagen gelöscht. Entsteht aus Ihrer Anfrage ein Auftrag, gelten die Speicherfristen nach Ziffer 8.
Rückrufformular „Oddzwonimy do Ciebie“: Wenn Sie über dieses Formular um einen Rückruf bitten, verarbeiten wir Ihren Vornamen, Ihre Telefonnummer und das gewählte Thema, um Sie anzurufen und Ihre Anfrage zu besprechen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Ihre im Formular erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Die Angaben werden wie Kontaktanfragen gespeichert und automatisch nach 180 Tagen gelöscht.
Kontakt über WhatsApp: Auf unserer Website befindet sich ein Link zu WhatsApp. Beim bloßen Aufruf unserer Website werden keine Daten an WhatsApp übermittelt. Erst wenn Sie den Link anklicken und uns über WhatsApp schreiben, verarbeitet die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, Ihre Daten (u. a. Telefonnummer, Nachrichteninhalte und Metadaten) in eigener Verantwortung; dabei ist eine Übermittlung in die USA möglich. Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig – Sie können uns jederzeit auch per Telefon, E-Mail oder Formular erreichen. Rechtsgrundlage für die Bearbeitung Ihrer Nachricht ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Bitte senden Sie uns Ausweiskopien und andere sensible Unterlagen nicht über WhatsApp, sondern über unser Formular oder per E-Mail.
7. Online-Formular „Rejestracja firmy“ (Anfrage zur Firmenregistrierung)
Über das Formular auf der Seite „Rejestracja firmy“ können Sie uns unverbindlich die Angaben übermitteln, die wir zur Vorbereitung einer Gewerbeanmeldung, der steuerlichen Erfassung, einer Freistellungsbescheinigung (§ 48b EStG) oder der Bereitstellung einer Geschäftsadresse benötigen. Dabei verarbeiten wir:
- Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Geburtsort,
- Wohnanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ggf. Website,
- Ihre Angaben zum Wohnsitz und zu einer vorhandenen deutschen Steuernummer,
- das gewählte Leistungspaket und Ihre Nachricht,
- freiwillig hochgeladene Dokumente (z. B. Kopien von Ausweisdokumenten oder bisherigen Bescheinigungen).
Zweck und Rechtsgrundlage: Prüfung Ihrer Anfrage, Erstellung eines Angebots und Vorbereitung des Auftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zusätzlich erteilen Sie im Formular Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Die Pflichtfelder sind gekennzeichnet; ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Das Hochladen von Dokumenten ist freiwillig.
Ausweiskopien: Bitte laden Sie Ausweisdokumente nur hoch, soweit wir sie für die konkrete Leistung benötigen. Angaben, die hierfür nicht erforderlich sind (z. B. die Zugangsnummer auf der Rückseite), können Sie vor dem Hochladen schwärzen. Kopien deutscher Personalausweise behandeln wir gemäß § 20 Abs. 2 Personalausweisgesetz (PAuswG) und verwenden sie ausschließlich für den von Ihnen erteilten Auftrag.
Speicherung und Übermittlung: Ihre Angaben und Dokumente werden verschlüsselt (HTTPS) übertragen, auf dem Server unseres Hosting-Anbieters in einem nicht öffentlich zugänglichen Verzeichnis gespeichert und per E-Mail an uns weitergeleitet. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail, die keine Ihrer personenbezogenen Angaben außer Ihrem Vornamen enthält. Die Daten sind ausschließlich für den Inhaber und berechtigte Mitarbeiter unseres Büros zugänglich; zur Speicherung auf Servern in den USA siehe Ziffer 9.
Schutz vor Missbrauch: Zur Abwehr automatisierter Spam-Anfragen verwenden wir ein unsichtbares Prüffeld, ein zeitbasiertes Prüfzeichen und begrenzen die Zahl der Anfragen je Anschluss. Hierzu wird Ihre IP-Adresse ausschließlich in gekürzter, nicht rückrechenbarer Form (kryptografischer Hashwert) für höchstens eine Stunde gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz des Formulars vor Missbrauch.
Speicherdauer: Anfragen werden automatisch nach 180 Tagen gelöscht. Kommt ein Auftrag zustande, übernehmen wir die erforderlichen Daten in unsere Auftragsunterlagen; dafür gelten die Fristen nach Ziffer 8.
8. Durchführung unserer Leistungen (Auftragsverhältnis)
Im Rahmen eines Auftrags – insbesondere Gewerbeanmeldung, -ummeldung und -abmeldung, steuerliche Erfassung beim Finanzamt, Beantragung einer Freistellungsbescheinigung, Gründungsbegleitung von GmbH/UG, Bereitstellung einer Geschäftsadresse sowie Annahme, Digitalisierung und Weiterleitung von Post – verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten: Identifikations- und Kontaktdaten, Angaben zum Unternehmen und zur Tätigkeit, steuerliche Angaben (z. B. Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), Vollmachten, Vertrags- und Abrechnungsdaten sowie den Inhalt der für Sie eingehenden Korrespondenz. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit gesetzliche Pflichten bestehen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Empfänger: Wir geben Ihre Daten nur weiter, soweit dies für die Ausführung Ihres Auftrags erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, insbesondere an:
- Behörden und öffentliche Stellen, z. B. Gewerbeamt, Finanzamt, Bundeszentralamt für Steuern, Handelsregister, Kammern,
- von Ihnen gewünschte oder für die Leistung erforderliche Dritte, z. B. Notare (bei Gesellschaftsgründungen) oder Steuerberater, sofern Sie diese beauftragen,
- Post- und Zustelldienste für den Versand von Unterlagen,
- technische Dienstleister (Hosting, E-Mail, Datensicherung), die als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO an unsere Weisungen gebunden sind.
Post- und Scanservice: Wenn wir für Sie Post an Ihrer Geschäftsadresse entgegennehmen, öffnen und digitalisieren wir diese nur im vereinbarten Umfang und leiten sie ausschließlich an die von Ihnen angegebene Adresse oder E-Mail-Adresse weiter. In der Korrespondenz enthaltene Daten Dritter verarbeiten wir nur zu diesem Zweck.
Speicherdauer: Wir speichern Auftragsdaten für die Dauer der Zusammenarbeit. Danach löschen wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Rechnungen, Buchungsbelege und geschäftliche Korrespondenz bewahren wir entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften (insbesondere § 147 AO und § 257 HGB) für bis zu zehn Jahre auf; in dieser Zeit wird die Verarbeitung auf die Erfüllung dieser Pflichten beschränkt. Kopien von Ausweisdokumenten löschen wir, sobald sie für den Auftrag nicht mehr benötigt werden.
9. Übermittlung in Drittländer (USA)
Da sich die Server unseres Hosting-Anbieters in den USA befinden, werden die beim Besuch dieser Website anfallenden Daten (Ziffer 3) sowie die über unsere Formulare übermittelten Angaben und Dokumente (Ziffern 6 und 7) in den Vereinigten Staaten gespeichert und verarbeitet. Die USA sind ein Drittland im Sinne der DSGVO.
Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des mit dem Anbieter geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags und [der von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) | des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO), unter dem der Anbieter zertifiziert ist]. Eine Kopie der geeigneten Garantien können Sie bei uns anfordern.
Wir weisen darauf hin, dass US-Behörden nach US-amerikanischem Recht unter bestimmten Voraussetzungen Zugriff auf Daten verlangen können, die bei US-Unternehmen gespeichert sind, und dass die Rechtsschutzmöglichkeiten für Betroffene aus der EU dort eingeschränkt sein können. Zum Schutz Ihrer Daten übertragen wir sie ausschließlich verschlüsselt, speichern Formulardaten in nicht öffentlich zugänglichen Verzeichnissen und löschen Anfragen automatisch nach 180 Tagen.
Darüber hinaus übermitteln wir Ihre Daten nicht in Drittländer, es sei denn, Sie beauftragen uns ausdrücklich, Unterlagen an eine Stelle in einem Drittland zu senden, oder Sie nutzen selbst eine E-Mail-Adresse bei einem Anbieter in einem Drittland.
10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
11. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere die verschlüsselte Übertragung (TLS), die Speicherung von Formulardaten und Dokumenten in nicht öffentlich zugänglichen Verzeichnissen, passwortgeschützte Zugänge mit Schutz gegen wiederholte Fehlversuche, regelmäßige Sicherheitsaktualisierungen und Datensicherungen sowie die automatische Löschung nicht mehr benötigter Anfragen.
12. Ihre Rechte
Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerruf einer erteilten Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt,
- Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
www.datenschutz-berlin.de
13. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Nutzung dieser Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich (abgesehen von den technisch übermittelten Daten nach Ziffer 3). Für eine Anfrage oder einen Auftrag benötigen wir die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten; ohne diese können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten oder den Auftrag nicht ausführen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht, soweit sie sich nicht aus den für Ihren Auftrag geltenden Vorschriften (z. B. bei der Gewerbeanmeldung) ergibt.
14. Minderjährige
Unser Angebot richtet sich an volljährige Personen. Wir verarbeiten wissentlich keine Daten von Personen unter 18 Jahren.
14b. Erinnerungsservice für die Freistellungsbescheinigung
Auf unserer Website können Sie sich für eine kostenlose E-Mail-Erinnerung an den Ablauf Ihrer Freistellungsbescheinigung (§ 48b EStG) anmelden. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihren Vornamen bzw. Firmennamen, das Ablaufdatum der Bescheinigung sowie den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung.
Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten zunächst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach der Bestätigung senden wir Erinnerungen – in der Regel zwei Monate und zwei Wochen vor dem Ablaufdatum. Die Erinnerungen enthalten auch unser Angebot, die neue Bescheinigung für Sie zu beantragen. Zum Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir die Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung sowie einen gekürzten Hashwert Ihrer IP-Adresse.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder durch eine Nachricht an uns widerrufen. Bei bestehenden Mandanten, deren Ablaufdatum uns aus der Zusammenarbeit bekannt ist, erfolgt die Erinnerung auf Grundlage des Vertragsverhältnisses bzw. unseres berechtigten Interesses an der Betreuung unserer Mandanten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO); dem können Sie jederzeit widersprechen.
Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir nach sieben Tagen, im Übrigen nach Ihrer Abmeldung, spätestens jedoch 30 Tage nach dem angegebenen Ablaufdatum. Die E-Mails werden über den Server unseres Hosting-Anbieters versendet.
15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.
Stand: Oktober 2026
